Uma rotina produtiva é o alicerce para o alcance de objetivos e realização de tarefas de forma eficiente e eficaz. Por isso, neste artigo, exploraremos algumas dicas úteis e sugeriremos alguns aplicativos que podem facilitar sua jornada rumo à produtividade.
O que é produtividade?
Produtividade é a eficiência com que utilizamos os recursos (humanos, materiais, financeiros, etc.) para atingir os objetivos desejados.
Então, maior produtividade significa mais trabalho realizado em menos tempo e com menos recursos. Simples, né? Mas o problema com a produtividade surge quando percebemos que o conceito pode ser facilmente confundido com trabalhar além dos limites e com os piores recursos, o que não é verdade.
Esse conceito está além do fazer mais com menos e varia até mesmo de um dia para o outro. Desse modo, é preciso fazer o necessário de forma planejada, otimizada, com qualidade, bom uso do tempo e de forma realista.
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Qual a diferença entre produtividade e produção?
Produção é a ação de produzir algo, portando pode ser mensurada de acordo com os resultados atingidos (quantidade). Já a produtividade é a capacidade de realizar o que foi acordado de forma eficiente (qualidade).
Como ser mais produtivo?
Para ser mais produtivo, há várias coisas que se pode fazer. Entre elas, empregar o chamado ciclo PDCA que muitas empresas utilizam para melhorar continuamente seus processos e resultados.
Plan (planejar); Do (fazer); Check (checar); Act (agir)
Planejamento indica criar um plano, ou seja, saber exatamente o que precisa ser feito, em quanto tempo e em qual ordem de prioridade. Lembre-se de que seu plano deve considerar suas condições e ser personalizado. Não adianta pegar o plano de alguém que tenha uma vida diferente da sua;
Execução é fazer o que se propôs. Deve-se evitar a procrastinação e o trabalho em excesso. Aqui vale tentar diminuir as distrações como notificações no celular, redes sociais e similares. Concentre-se no que precisa executar e faça o melhor possível;
Checagem é a verificação e análise dos resultados de execução.;
Por fim, ação é o tratamento feito com base no resultado da checagem. Portanto, é importante definir o que fazer com as tarefas pendentes, manter a padronização ou melhoria das tarefas concluídas e resolver se é necessário realizar alguma alteração para recomeçar o ciclo.
Juntamente com o uso desse método, devemos observar os fatores que influenciam a produtividade, tais como:
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Fatores que influenciam a produtividade
– Organização
Imagina que você tem 1 hora para fazer um trabalho urgente, mas não tem nem ideia de onde colocou as ferramentas das quais precisa. Passa 20 minutos procurando e quando vai sentar para trabalhar está tão agitado pela busca desenfreada que demora mais uns 15 minutos até começar a raciocinar direito. Essa cena é comum para pessoas desorganizadas. Manter seus itens em ordem é essencial para evitar perda de tempo e concluir suas tarefas com mais tranquilidade.
– Lista de afazeres
Já falamos sobre criar um plano na etapa de planejamento. A lista de afazeres surge como uma das etapas desse planejamento. Ter que pensar no que precisa ser feito apenas no dia leva a um desgaste desnecessário. Tente fazer planos mensais, quinzenais, semanais e/ou diários. Tire um dia específico para isso, pode ser até na noite anterior. Programe-se e ganhe tempo!
Temos uma lista de tarefas que pode auxiliar nessa parte, clique <<aqui>>.
– Rotina
Novamente uma atividade que nos ajuda a economizar tempo e energia. Crie uma rotina geral e quando possível tente criar rotinas específicas como rotina da manhã/noite, rotina de estudos, rotina para dias úteis.
– Ambiente
Esse é um dos fatores que geralmente não depende de nós, mas podemos tentar minimizar os problemas externos. Para barulho, por exemplo, a utilização de um fone ou tampão de ouvido pode ajudar. Devemos, ainda, manter nossa estação de trabalho, seja ela qual for, o mais organizada possível.
– Qualidade de vida
Ter um boa noite de sono, alimentar-se bem, fazer exercícios com regularidade ajudam na saúde e na produtividade. Portanto, tente levar uma vida mais saudável, pois uma pessoa bem-disposta rende muito mais.
– Descanso
Engana-se quem pensa que ser produtivo é trabalhar o tempo todo. Para ser produtivo é essencial que o corpo e a mente estejam descansados. Faça pausas de tempos em tempos e após finalizar o trabalho tente tirar um tempo para descansar (sem culpa porque já fez um ótimo trabalho).
– Descubra sua hora mais produtiva
Se a atividade tiver flexibilidade na entrega, dê preferência para executá-la no horário que costuma estar mais disposto e produtivo. Assim, seu rendimento será melhor e fará a tarefa mais rápido.
– Utilização de ferramentas
Ferramentas para otimização de tempo
Por último, mas não menos importante, você pode fazer bom uso da tecnologia através de vários aplicativos de organização e produtividade. Selecionamos 10 dessas aplicativos que podem te ajudar no foco, na rotina, na organização e consequentemente na produtividade, todos possuem versões gratuitas:
Google Agenda: gerenciamento de tarefas e compromissos indicando recorrência;
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